เทคโนโลยีระบบสารสนเทศ

ความหมายของเทคโนโลยีระบบสารสนเทศ

    คือระบบที่ประกอบด้วย ระบบคอมพิวเตอร์ทั้งฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ระบบเครือข่าย ฐานข้อมูล

    ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารมีบทยาทมาก เช่น มีการใช้คอมพิวเตอร์ในการทำงาน ใช้อินเตอร์เน็ตเพื่อสืบค้นข้อมูล หรือรับขส่งข้อมูลระหว่างกัน ตลอดใช่โทรศัพท์เครื่องที่(mobile phone) หรือโทรศัพท์มือถือในการติดต่อสื่อสารองค์กรทั้งภาครัฐและเอกชนได้นำเทคโนโลยีสารสนเทศ และการสื่อสารเข้ามาใช้งานในทุกระดับชั้นขององค์กร

คำว่า เทคโนโลยีสารสนเทศ(Information Technology:IT)เรียกย่อว่า"ไอที"ประกอบด้วยคำว่า"เทคโนโลยี" และคำว่า"สารสนเทศ" นำมาร่วนกันเป็น"เทคโนโลยีสารสนเทศ"

โครงสร้างของระบบสารสนเทศ

      สารสนเทศของหน่วยงานย่อย (Departmental information system)

หมายถึงระบบสารสนเทศที่ออกมาเพื่อใช้สำหรับหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่งขององค์การ โดยแต่ละหน่วยงานอาจมีโปรแกรมประยุกต์ใช้งานใดงานหนึ่งของตนโดยเฉพาะ เช่น ฝ่ายบุคลากรอาจจะมีโปรแกรมสำหรับการคัดเลือกบุคคล หรือติดตามผลการโยกย้ายงานของเจ้าหน้าที่ในหน่วยงาน โดยโปรแกรมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องของฝ่ายบุคลากร จะมีชื่อว่าระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์ (Human resources information systems)

    ระบบสารสนเทศของทั้งองค์การ (Enterprise information systems)

หมายถึงระบบสารสนเทศของหน่วยงานที่มีการเชื่อมโยงกับหน่วยงานที่ทั้งหมดภายในองค์การ หรืออีกนัยหนึ่งก็คือองค์การนั้นมีระบบสารสนเทศที่เชื่อมโยงทั้งองค์การ

    ระบบสารสนเทศที่เชื่อมโยงระหว่างองค์การ (Interorganizational information systems-IOS)

เป็นระบบสารสนเทศที่เชื่อมโยงกับองค์การอื่นๆ ภายนอกตั้งแต่ 2 องค์การขึ้นไป เพื่อช่วยให้การติดต่อสื่อสาร หรือการประสานงานร่วมมือมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยการผ่านระบบ IOS จะช่วยทำให้การไหลของสารสนเทศระหว่างองค์การหรือทั้งซัพพลายเชน (Supply chain) เป็นไปโดยอัตโนมัติ เพื่อใช้ในการวางแผน ออกแบบ การพัฒนา การผลิต และการส่งสินค้าและบริการ

การจำแนกตามหน้าที่ขององค์การ (Classification by Functional Area) 

การจำแนกระบบสารสนเทศประเภทนี้จะเป็นการสนับสนุนการทำงานตาหน้าที่หรือการทำกิจกรรมต่างๆ ขององค์การ โดยทั่วไปองค์การมักใช้ระบบสารสนเทศในงานที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ต่างๆ เช่น

ระบบสารสนเทศด้านบัญชี (Accounting information system)

ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (Finance information system)

ระบบสารสนเทศด้านการผลิต (Manufacturing information system)

ระบบสารสนเทศด้านการตลาด (Marketing information system)

ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์ (Human resource management information system)

โครงสร้างขององค์กรที่ใช้คอมพิวเตอร์

จำแนกได้เป็น 3 ลักษณะ คือ

1.โครงสร้างแบบส่วนกลาง (Centralized Data Processing)

2.โครงสร้างแบบแยกเป็นอิสระ (Decentralized Data Processing)

3.โครงสร้างแบบกระจาย (Distributed Data Processing)

 ประเภทของแผนภูมิองค์การ (Types of Organization Charts)

แผนภูมิองค์การแบ่งออกเป็น 3 ประเภท คือ
1. แผนภูมิองค์การแนวดิ่ง (Vertical organization Chart) องค์การส่วนมากจะใช้แผนภูมิประเภทนี้เสนอให้เห็นถึงระดับต่าง ๆ ขององค์การมีลักษณะเป็นรูปพีระมิด ผู้บริหารระดับสูงอยู่ส่วนบนสุด และเลื่อนลงมาข้างล่างตามลำดับ ดังนั้นสายการบังคับบัญชาจะดำเนินจากบนลงล่าง (top to buttom)

2. แผนภูมิองค์การแนวระดับหรือแนวนอน (Horizontal organization chart) เป็นแผนภูมิที่อ่านจากซ้ายไปขวา ด้านซ้ายจะเป็นผู้บริหารระดับสูง ลดหลั่นเรื่อยไปจนถึงคนงานที่ขวาสุด ดังรูป

3. แผนภูมิองค์การแบบแยกธุรกิจและ องค์การแบบอิสระ (Matrix Organization) ผู้นำเรียกว่า Matrix boss แนวโน้มโครงสร้างองค์การสมัยใหม่องค์การสมัยใหม่จะเน้นให้ผู้ปฏิบัติงานมีส่วนร่วมมากขึ้น
           3.1 สายการบังคับบัญชาสั้นลงหรือน้อยลง ยิ่งสั้นลงก็ทำให้งานเร็วขึ้น
           3.2 ขนาดการควบคุมกว้างขึ้น ทำให้ประหยัดค่าใช้จ่ายและการสั่งงานเร็วขึ้นผู้ใต้บังคับบัญชามีอิสระมากขึ้น 
           3.3 ความเป็นเอกภาพของการบังคับบัญชาน้อยลง โครงสร้างองค์การในปัจจุบันมีแน้วโน้มในการใช้การทำงานเป็นทีมข้ามหน้าที่ การใช้หน่วยเฉพาะกิจ และการจัดโครงสร้างองค์การแบบแมททริกซ์
           3.4 การมอบหมายงานและการให้คนมีอำนาจและความรับผิดชอบมากขึ้น
           3.5 โครงสร้างขนาดเล็กอยู่ในขนาดใหญ่ ทำให้ยืดหยุ่นและสามารถปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ได้ง่ายกว่า
           3.6 ลดจำนวนที่ปรึกษาให้อยู่ในระดับที่เป็นประโยชน์ต่องานของฝ่ายบริหาร

ความสัมพันธ์ของระบบสารสนเทศแต่ละชนิด

ความสัมพันธ์ของระบบสารสนเทศแบบต่างๆ ในองค์การ  โดยปกติแล้ว  TPS จะเป็นแหล่งข้อมูลพื้นฐานให้กับระบบสารสนเทศอื่นๆ ในขณะที่ EIS จะเป็นระบบที่รับข้อมูลจากระบบสารสนเทศในระดับที่ต่ำกว่า นอกจากนี้ ในระบบสารสนเทศแต่ละประเภทอาจมีการแลกเปลี่ยนข้อมูลภายในระบบย่อยๆ กันเอง เช่น ระบบสารสนเทศฝ่ายขายกับระบบสารสนเทศฝ่ายผลิต และระบบสารสนเทศฝ่ายจัดส่งสินค้า เป็นต้น  ซึ่งสอดคล้องกับกลยุทธ์การสร้างความแตกต่างของสินค้าหรือบริการ (Product Differentiation) เช่น การที่ธนาคารไทยพาณิชย์เสนอการทำบัตรนักศึกษาควบกับบัตรเอทีเอ็ม (Automatic Teller Machine, ATM) หรือ การบริษัทโมเดลคอมพิวเตอร์ (Dell Computer) เปิดโอกาสให้ลูกค้าสั่งเครื่องคอมพิวเตอร์ด้วยตัวเองทางออนไลน์ โดยลูกค้าสามารถเลือกความสามารถของเครื่องและอุปกรณ์ต่างๆ ได้ตามต้องการ เป็นต้น

ระบบสารสนเทศในองค์กร

      องค์กร หมายถึง  บุคคลกลุ่มหนึ่งที่มารวมตัวกัน โดยมีวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายอย่างหนึ่งหรือหลายอย่างร่วมกัน และดำเนินกิจกรรมบางอย่างร่วมกันอย่างมีขั้นตอนเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์นั้น โดยมีทั้ง องค์กรที่แสวงหาผลกำไร คือองค์กรที่ดำเนินกิจกรรมเพื่อการแข่งขันทางเศรษฐกิจ เช่น บริษัท ห้างหุ้นส่วน ห้างสรรพสินค้า ร้านค้าต่างๆ และ องค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไร คือองค์กรที่ดำเนินกิจกรรมเพื่อสาธารณประโยชน์เป็นหลัก เช่น สมาคม สถาบัน มูลนิธิ เป็นต้น 

บทบาทขององค์กรที่มีต่อระบบสารสนเทศ

องค์กรมีผลต่อระบบสารสนเทศในหลายด้านพอสรุปได้ดังนี้คือ

1.การตัดสินใจเรื่องบทบาทของระบบสารสนเทศและการนำระบบสารสนเทศมาใช้ กล่าวคือ องค์กรจะต้องทำการพิจารณาว่าจะนำระบบสารสนเทศมาใช้ให้เกิดความได้เปรียบทางการแข่งขัน หรือจะนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้แทนพนักงานเท่านั้น หรือที่เรียกว่า Automation หากองค์กรให้ความสำคัญต่อระบบสารสนเทศในการเป็นทรัพยากรที่ใช้ในการแข่งขัน องค์กรอาจจะต้องมีการจัดเตรียมงบประมาณในการลงทุนด้านเทคโนโลยีสารสนเทศให้มากขึ้น เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงานของระบบให้ดีขึ้นเรื่อยๆ

2.การตัดสินใจว่าจะพัฒนาระบบสารสนเทศอย่างไร ได้แก่ การตัดสินใจที่จะพัฒนาระบบสารสนเทศด้วยหน่วยงานภายใน หรือจะจ้างหน่วยงานภายนอกมาทำการพัฒนาที่เรียกว่า Outsourcing หากองค์กรจะทำการพัฒนาด้วยตัวเอง องค์กรจะต้องมีหน่วยงานทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศภายในที่มีความรู้ ความสามารถเพียงพอในการจะดำเนินการดังกล่าวได้

3. การตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดตั้งหน่วยงานสารสนเทศ ได้แก่ การตัดสินใจที่จะมีหน่วยงานสารสนเทศภายในแบบใด เช่น เป็นเพียงหน่วยงานสนับสนุนการบำรุงรักษาระบบสารสนเทศเท่านั้น หรือจะเป็นหน่วยงานสารสนเทศหลักในการพัฒนาระบบด้วยตัวเอง 

4. การตัดสินใจว่ามีปัจจัยอะไรบ้างที่ต้องคำนึงถึงในการพัฒนาระบบสารสนเทศ เช่น จะต้องมีการปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานหรือไม่เพื่อรองรับการนำระบบสารสนเทศหรือเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ใน

องค์กร และปรับปรุงอย่างไร เป็นต้น

ข้อมูลหมายถึงอะไร

        ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือเรื่องราวที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆ เช่น คน สัตว์ สิ่งของสถานที่ ฯลฯ โดยอยู่ในรูปแบบที่ เหมาะสมต่อการสื่อสาร การแปลความหมายและการประมวลผลซึ่งข้อมูลอาจจะได้มาจากการสังเกต การรวบรวม การวัด ข้อมูลเป็นได้ทั้งข้อมูลตัวเลขหรือสัญญลักษณ์ใด ๆ ที่สำคัญจะต้องมีความเป็นจริงและต่อเนื่องตัวอย่างของข้อมูล เช่น คะแนนสอบ ชือนักเรียน เพศ อายุ เป็นต้น

        การจัดการข้อมูล (Data Management) เป็นกลยุทธ์หนึ่งในการบริหารองค์การให้มีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคของเทคโนโลยีข่าวสาร คอมพิวเตอร์ที่เจริญก้าวหน้าไปอย่างรวดเร็ว การจัดการและบริหารองค์การให้ประสบความสำเร็จนั้น การตัดสินใจที่ถูกต้อง รวดเร็ว และทันต่อเหตุการณ์ถือเป็นหัวใจของการทำธุรกิจในยุคปัจจุบัน ดังนั้นการจัดการข้อมูลให้มีประสิทธิภาพ เพื่อนำไปสู่การตัดสินใจที่ถูกต้องจะช่วยให้องค์การอยู่รอดได้ในการแข่งขันกับองค์การอื่นๆ

ความสัมพันธ์ของข้อมูลสารสนเทศและระบบสารสนเทศ

สารสนเทศ (Information System) จะกินความหมายที่กว้างกว่าข้อมูล คือ มีกระบวนการนำ "ข้อมูล" ไปผ่านขั้นตอนต่างๆ เพื่อให้เกิดประโยชน์แก่ผู้รับ ข้อมูล จึงมีลักษณะเป็นเรื่องขององค์ความรู้

"...สารสนเทศ (information) เป็นผลลัพธ์ของการประมวลผล การจัดดำเนินการ และการเข้าประเภทข้อมูลโดยการรวมความรู้เข้าไปต่อผู้รับสารสนเทศนั้น สารสนเทศมีความหมายหรือแนวคิดที่กว้าง และหลากหลาย ตั้งแต่การใช้คำว่าสารสนเทศในชีวิตประจำวัน จนถึงความหมายเชิงเทคนิค ตามปกติในภาษาพูด แนวคิดของสารสนเทศใกล้เคียงกับความหมายของการสื่อสาร เงื่อนไข การควบคุม ข้อมูล รูปแบบ คำสั่งปฏิบัติการ ความรู้ ความหมาย สื่อความคิด การรับรู้ และการแทนความหมาย

ปัจจุบันผู้คนพูดเกี่ยวกับยุคสารสนเทศว่าเป็นยุคที่นำไปสู่ยุคแห่งองค์ความรู้หรือปัญญา นำไปสู่สังคมอุดมปัญญา หรือสังคมแห่งสารสนเทศ และ เทคโนโลยีสารสนเทศ แม้ว่าเมื่อพูดถึงสารสนเทศ เป็นคำที่เกี่ยวข้องในศาสตร์สองสาขา คือ วิทยาการสารสนเทศ และ วิทยาการคอมพิวเตอร์ ซึ่งคำว่า "สารสนเทศ" ก็ถูกใช้บ่อยในความหมายที่หลากหลายและกว้างขวางออกไป และมีการนำไปใช้ในส่วนของ เทคโนโลยีสารสนเทศ และ การประมวลผลสารสนเทศ

ประเภทและรูปแบบของข้อมูล

การจัดแบ่งประเภทของข้อมูลทำได้หลายวิธี ในที่นี้แบ่งเป็น 3 ประเภทคือ

1.การจัดแบ่งข้อมูลในด้านขององค์กร

2.การจัดแบ่งข้อมูลในด้านแหล่งที่มา

3.การจัดแบ่งข้อมูลใรด้านการบันทึกข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์

ข้อมูลที่ดีควรเป็นข้อมูลที่มีคุณลักษณะดังต่อไปนี้

1. ข้อมูลที่มีความถูกต้องและเชื่อถือได้  (accuracy) ข้อมูลจะมีความถูกต้องและเชื่อถือได้มากน้อยเพียงใดนั้นขึ้น         กับวิธีการที่ใช้ในการควบคุมข้อมูลนำเข้า  และการควบคุมการประมวลผลการควบคุมข้อมูลนำเข้าเป็นการกระทำ         เพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าข้อมูลนำเข้มีความถูกต้องเชื่อถือได้  เพราะถ้าข้อมูลนำเข้าไม่มีความถูกต้องแล้วถึงแม้จะใช้

วิธีการวิเคราะห์และประมวลผลข้อมูลที่ดีเพียงใดผลลัพธ์ที่ได้ก็จะไม่มีความถูกต้อง  หรือนำไปใช้ไม่ได้

ข้อมูลนำเข้าจะต้องเป็นข้อมูลที่ผ่านการตรวจสอบว่าถูกต้องแล้วข้อมูลบางอย่างอาจต้องแปลงให้อยู่ในรูปแบบที่

เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้อย่างถูกต้อง  ซึ่งอาจต้องพิมพ์ข้อมูลมาตรวจเช็คด้วยมือก่อนการประมวลผล

ถึงแม้ว่าจะมีการตรวจสอบข้อมูลนำเข้าแล้วก็ตาม  ก็อาจทำให้ได้ข้อมูลที่ผิดพลาดได้ เช่นเกิดจากการเขียนโปรแกรม

หรือใช้สูตรคำนวณผิดพลาดได้  ดังนั้นจึงควรกำหนดวิธีการควบคุมการประมวลผลซึ่งได้แก่การตรวจเช็คยอดรวมที่

ได้จากการประมวลผลแต่ละครั้งหรือการตรวจสอบผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์กับ

ข้อมูลสมมติที่มการคำนวณด้วยว่ามีความถูกต้องตรงกันหรือไม่

  2. ข้อมูลตรงตามความต้องการของผู้ใช้ (relevancy)  ได้แก่ การเก็บเฉพาะข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการเท่านั้น  ไม่ควรเก็บ

ข้อมูลอื่นๆที่ไม่จำเป็นหรือไม่เกี่ยวข้องกับการใช้งานเพราะจะทำให้เสียเวลาและเสียเนื้อที่ในหน่วยเก็บข้อมูลแต่ทั้งนี้

ข้อมูลที่เก็บจะต้องมีความครบถ้วนสมบูรณ์โดย

3.ข้อมูลมีความทันสมัย (timeliness) ข้อมูลที่ดีนั้นนอกจากจะเป็นข้อมูลที่มีความถูกต้องเชื่อถือได้แล้วจะ  ต้องเป็น

ข้อมูลที่ทันสมัยทั้งนี้เพื่อให้ผู้ใช้สามารถนำเอาผลลัพธ์ที่ได้ไปใช้ได้ทันเวลา  นั่นคือจะต้องเก็บข้อมูลได้รวดเร็วเพื่อทัน

ความต้องการของผู้ใช้

4.มีความสอดคล้องกับความต้องการ  ซึ่งเป็นเรื่องที่สำคัญ ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของ

หน่วยงานและองค์กร  ดูสภาพการใช้ข้อมูล  ความลึกหรือความกว้างของขอบเขตของข้อมูลที่สอดคล้องกับความ

ต้องการ

5. ความสมบูรณ์ครบถ้วนในการนำไปใช้งาน  ข้อมูลบางประเภทหากไม่ครบถ้วน จัดเป็นข้อมูลที่ด้อยคุณภาพได้

เช่นกัน เช่น  ข้อมูลประวัติคนไข้หากไม่มีหมูเลือดของคนไข้  จะไม่สามารถใช้ได้ในกรณีที่ผู้ร้องขอข้อมูลต้องการ

ข้อมูลหมู่เลือดของคนไข้  หรือข้อมูลที่อยู่ของลูกค้าที่กรอกผ่านแบบฟอร์ม  ถ้ามีชื่อและนามสกุลโดยไม่มีข้อมูล

บ้านเลขที่ ถนน แขวง/ตำบล เขต/หรือจังหวัด  ข้อมูลเหล่านั้นก็ไม่สามารถนำมาใช้ได้เช่นกัน ตัวอย่างข้อมูลที่

ไม่ครบถ้วน

6. ความถูกต้องตามเวลา  ในบางกรณีข้อมูลผูกอยู่กับเงื่อนไขของเวลา ซึ่งถ้าผิดจากเงื่อนไขของเวลาไปแล้ว  ข้อมูล

นั้นอาจลดคุณภาพลงไปหรือแม้กระทั่งไม่สามารถใช้ได้ เช่น  ข้อมูลการให้ยาของคนไข้ในโรงพยาบาล ในทาง

การแพทย์แล้ว  ข้อมูลนี้จะต้องถูกใส่เข้าไปในฐานข้อมูลที่คนไข้ได้รับยาเพื่อให้แพทย์คนอื่นๆ  ได้ทราบว่า คนไข้

ได้รับยาชนิดนี้เข้าไปแล้ว แต่ข้อมูลเรื่องการให้ยาของคนไข้นี้อาจไม่จำเป็นต้องได้รับการปรับทันทีสำหรับแผนก

การเงิน  เพราะแผนกการเงินจะคิดเงินก็ต่อเมื่อญาติคนไข้มาตรวจสอบหรือคนไข้กำลังออกจากโรงพยาบาล

ความต้องการข้อมูลและสารสนเทศ

ปัจจุบันผู้บริหารต่างทราบกันดีว่า ข้อมูลและสารสนเทศเป็นทรัพยากร
ที่สําคัญขององค์กร เช่น ใน ด้านการผลิต ลูกค้ามีความต้องการ
ด้านคุณภาพและคุณค่าของการบริการมากขึ้น ดังนั้น
ผู้ผลิตจะต้องมี ความสามารถในการคาดคะเนปริมาณความต้องการของลูกค้า
ได้ดียิ่งขึ้น เพื่อที่จะได้ไม่ต้องผลิตมากเกินความ ต้องการหรือน้อยเกินไป
และผู้ผลิตจะต้องทราบว่าลูกค้าอยู่ที่ใด แหล่งวัตถุดิบที่มีคุณภาพและราคาถูกอยู่ ที่ใด
จะหาบุคลากรที่มีคุณภาพได้จากที่ใด ฯลฯ

หน่วยงานราชการทุกหน่วยจําเป็นต้องใช้ข้อมูลด้านต่าง ๆ อยู่เป็นประจํา
ทั้งนี้เพื่อจะได้มีความรู้ ความเข้าใจเหตุการณ์ที่เกิดในบ้านเมือง
เช่น รู้ว่าเกิดอุทกภัยขึ้น ณ ตําบลใด มีผู้เดือดร้อนประมาณเท่าไร
จะต้องบรรเทาทุกข์และจัดส่งของใช้ที่จําเป็นไปช่วยเหลือโดยวิธีใด
หรือรู้ว่าขณะนี้เกิดโรคระบาดในประเทศ ใกล้เคียง
จะต้องเข้มงวดตรวจตราผู้ที่เดินทางเข้ามาจากประเทศนั้น
หรือรู้ว่าขณะนี้ทิศทางอุตสาหกรรมโลกกําลังก้าวไปทางไหน จะได้ส่งเสริมการทําอุตสาหกรรมนั้น ๆ ให้แข่งขันกับประเทศอื่นได้

สําหรับสถานการณ์โลกพบว่าประเทศต่าง ๆ ล้วนให้ความสําคัญต่อเรื่องข้อมูลมาก มีหน่วยงาน จัดหาข้อมูลของประเทศคู่ค้า ทําการวิจัยตลาดเกี่ยวกับสินค้า ศักยภาพในการแข่งขัน และการผลิตส่งกลับ ให้ประเทศของตน ทั้งนี้เพื่อใช้ในการวางแผนทําการค้าอย่างได้เปรียบ

กรรมวิธีข้อมูล

งานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์นั้นมีหลายอย่างด้วยกัน เรารวมเรียกงาน เหล่านี้ว่า “กรรมวิธีข้อมูล” ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

1. การเก็บรวบรวมข้อมูล (Data Collection) คือ การเก็บข้อมูลที่เราสนใจจากต้นกําเนิดข้อมูล ปัจจุบันบริษัทชั้นนําพยายามนําระบบอัตโนมัติมาใช้ในการเก็บข้อมูลมากขึ้น เช่น ใช้รหัสแท่ง (Barcode ในการเก็บข้อมูล

2. การบันทึกข้อมูลเก็บลงบนสื่อข้อมูล (Recording) ข้อมูลต่าง ๆ ที่นําเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ นั้น ต้องบันทึกลงบนสื่อข้อมูลสําหรับเอาไว้ใช้งานนาน ๆ หรือเพื่ออ้างอิงในภายหลัง สือข้อมูลที่ใช้อยู่ใน ปัจจุบันมีอยู่หลายชนิดด้วยกัน เช่น จานแม่เหล็ก (Magnetic Disk) เทปแม่เหล็ก (Magnetic Tape) แผ่น ดิสเก็ตต์ (Floppy Disk) แผ่นซีดีรอม (CD-ROM)

3. การตรวจสอบความถูกต้อง (Data Edit) ซึ่งแยกได้ 2 แบบ คือ Verification เป็นการตรวจว่า ข้อมูลที่บันทึกไว้นั้นตรงกับข้อมูลที่ปรากฏบนเอกสารฉบับข้อมูลหรือไม่ กับแบบ Validation เป็นการ ตรวจสอบว่าข้อมูลนั้นใช้ได้หรือไม่ เช่น ใช้อักษร M กับ F แทนรหัสเพศ ก็ต้องตรวจสอบว่าข้อมูลต้องไม่ เป็นช่องว่างหรือใส่รหัส G ไม่ได้

4. การประมวลผล (Data Processing) เป็นการนําข้อมูลและข่าวสารต่าง ๆ ที่บันทึกเอาไว้แล้ว มาคํานวณหรือประมวลผลในรูปแบบต่าง ๆ เพื่อจัดทําเป็นสารสนเทศ และรายงานต่าง ๆ โดยการประมวลผล นั้นใช้คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือสําคัญ

5. การแสดงผลลัพธ์ (Data Output) คือ การนําผลลัพธ์ที่ประมวลได้มาแสดงในรูปแบบต่าง ๆ ตามที่ผู้ใช้ต้องการ คอมพิวเตอร์อาจแสดงผลลัพธ์ได้โดยใช้อุปกรณ์ต่าง ๆ เช่น เครื่องพิมพ์ (Printer) | เครื่องพิมพ์เลเซอร์ (Laser Printer) จอภาพ ลําโพง

6. การจัดสําเนาผลลัพธ์และรายงาน (Copying) ผลลัพธ์บางอย่างที่ได้จากคอมพิวเตอร์นั้น เรา จําเป็นจะต้องจัดทําหลายชุดเพื่อเผยแพร่ ดังนั้น จึงต้องใช้เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องพิมพ์ กล้องถ่ายรูป และอุปกรณ์อื่น ๆ จัดทําผลลัพธ์รายงานออกมาหลาย ๆ ชุดเพื่อเผยแพร่

7. การสื่อสารข้อมูล (Data Communication) คือ กระบวนการส่งต่อข้อมูลไปยังหน่วยอื่นหรือ 1 ลําดับขั้นอื่น โดยใช้อุปกรณ์สื่อสารแบบต่าง ๆ เช่น โทรศัพท์ โทรเลข โทรสาร ระบบเคเบิลใต้น้ํา ระบบ 1 ดาวเทียม

8. การสํารองข้อมูล (Backup) ข้อมูลของบริษัทและหน่วยงาน คือ ทรัพยากรที่มีค่าอย่างยิ่ง ถ้า 1 หากสูญหายหรือถูกทําลายไปจะก่อให้เกิดปัญหาอย่างมากต่อการดําเนินงาน ดังนั้น จึงต้องสํารองข้อมูลที่ 1 อยในระบบคอมพิวเตอร์มาเก็บไว้ในสื่อต่าง ๆ สําหรับน้ํามาใช้ใหม่เมื่อข้อมูลเดิมถูกทําลายหรือมีปัญหา

9. การบีบอัดข้อมูล (Data Compression) เป็นเทคนิคที่ช่วยลดขนาดพื้นที่เก็บข้อมูลที่จะต้อง ส่งจากที่หนึ่งไปอีกที่หนึ่ง เพื่อให้สามารถส่งไปได้เร็วขึ้น มีความสําคัญมากต่อการประชุมทางไกลซึ่งต้องส่ง ทั้งข้อมูลภาพและเสียงไปทางเครือข่ายคอมพิวเตอร์

10. การเข้ารหัสข้อมูล (Coding) เป็นเทคนิคที่ช่วยให้สามารถจัดเก็บข้อมูลได้ปลอดภัย มต้อง กลัวถูกผู้อื่นคัดลอกไป เพราะข้อมูลถูกเปลี่ยนเป็นรหัสที่อ่านไม่เข้าใจ ถึงจะพยายามแกะรหัสแม่เป็น ประโยชน์ เพราะจะต้องเสียเวลานานมาก

สาเหตุที่ต้องมีฐานข้อมูล

ในระบบงานต่าง ๆ ที่ไม่ได้เป็นระบบฐานข้อมูล (Database System) แฟ้มข้อมูลจะถูกออกแบบ เพื่อใช้งานเฉพาะงานนั้น ๆ เท่านั้น และจะถูกจัดเก็บแยกกันบน Tape หรือ Disk และบ่อยครั้งที่พบว่า แฟ้มข้อมูลของงานต่าง ๆ ที่อยู่คนละที่กันมีข้อมูลที่เหมือนกัน ซึ่งข้อมูลที่ซ้ําซ้อน (Redundancy Data) กันนี้ ก่อให้เกิดปัญหาต่าง ๆ ในการทํางาน เพราะว่าเป็นการยากในการที่จะรักษาความถูกต้องและสอดคล้อง กันของข้อมูล (Data Consistent) เหล่านั้น ซึ่งเก็บแยกกันคนละที่หรือคนละแหล่งข้อมูล

นอกจากนี้แล้ว ขณะที่มีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงระบบงานที่มีอยู่หรือเพิ่มระบบงานให้มีความใหญ่โต เพิ่มขึ้น ซึ่งโปรแกรมเมอร์มักจะประสบปัญหาในภาวะต่าง ๆ ดังนี้

1. มีข้อมูลซ้ําซ้อนอยู่ในแฟ้มข้อมูลทั้งที่ต่างที่เก็บและที่เก็บอยู่ในที่เดียวกัน ไม่ว่าความซ้ําซ้อนนั้น จะมากน้อยเพียงใด

2 โปรแกรมเมอร์ต้องใช้เวลามากในการแก้ไขโปรแกรมของระบบงานที่ทําอยู่ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลง -ปแบบของระเบียนในแฟ้มข้อมูล (Record Layout) หรือ I/O Device Characteristic

3 การเปลี่ยนชื่อเก็บข้อมูล หรือวิธีการเข้าถึงข้อมูล

4. ความรู้เกี่ยวกับลักษณะและวิธีการเข้าถึงของอุปกรณ์ Device ต่าง ๆ จะเป็นตัวจํากัดความ สามารถของโปรแกรมเมอร์

5. งาน Batch อาจจะต้องขยายให้เป็นงาน Teleprocessing

โปรแกรมฐานข้อมูลที่นิยมใช้

โปรแกรมฐานข้อมูล เป็นโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ที่ช่วยจัดการข้อมูลหรือรายการต่าง ๆ ที่อยู่ใน เรามีข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บ การเรียกใช้ การปรับปรุงข้อมูล โปรแกรมฐานข้อมูล จะช่วยให้ผู้ใช้

สามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งโปรแกรมฐานข้อมูลที่นิยมใช้มีอยู่ด้วยกันหลายตัว เช่น Access

ace. 001 Server เป็นต้น โดยแต่ละโปรแกรมจะมีความสามารถต่างกัน บางโปรแกรมใช้ง่าย แต่จะจํากัดขอบเขตการใช้งาน แบ่งโปรแกรมใช้งานยากกว่า แต่จะมีความสามารถในการทํางานมากกว่า

แนวคิดเกี่ยวกับการจัดโครงสร้างแฟ้มข้อมูล (File organization concepts)

1. บิต (Bit)  ประกอบด้วยเลขฐานสอง (Binary Digital) เป็นหน่วยเล็กที่สุดของ

2.ไบต์ (Byte)  การนำจำนวนบิตหลายๆ บิตมารวมกันเป็นไบต์ ซึ่ง 1 ไบต์ประกอบด้วย 8 บิต ดังนั้นทำให้หนึ่งไบต์สามารถสร้างรหัสแทนข้อมูลขึ้นมาใช้แทนอักขระได้

3.ฟิลด์ (Field)  การนำอักขระหรือไบต์ตั้งแต่ 1 ไบต์ขึ้นไปมารวมกันเพื่อให้เกิดความหมายขึ้นมา เช่น ฟิลด์ name ที่ใช้แทนชื่อของพนักงาน

4.เรคอร์ด (Record)  กลุ่มของฟิลด์ที่มีความสัมพันธ์กัน คือ ใน 1 เรคอร์ดประกอบด้วยฟิลด์ต่างๆ ที่เกี่ยวข้องรวมกันเป็นชุด ตัวอย่างเช่น เรคอร์ดพนักงาน ประกอบ

5.ไฟล์ (File)  กลุ่มของเรคอร์ดที่สัมพันธ์กัน ตัวอย่างเช่น ในแฟ้มพนักงานประกอบไปด้วยเรคอร์ดต่างๆ ของพนักงานทั้งหมดที่อยู่ในบริษัท ดังนั้นไฟล์ 1 ไฟล์ จำเป็นต้องมีอย่างน้อย 1 เรคอร์ดเพื่อใช้สำหรับอ่านข้อมูลขึ้นมาใช้งาน

6.ฐานข้อมูล (Database) คือ กลุ่มของข้อมูลที่ถูกเก็บรวบรวมไว้ โดยมีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน โดยไม่ได้บังคับว่าข้อมูลทั้งหมดนี้จะต้องเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลเดียวกันหรือแยกเก็บหลาย ๆ แฟ้มข้อมูล

การจัดโครงสรา้งแฟ้มข้อมูล

เป็นการกำหนดวิธีการที่ระเบียนถูกจัดเก็บอยู่ในแฟ้มข้อมูลบนอุปกรณ์ที่ใช้เก็บข้อมูล ซึ่งลักษณะโครงสร้างของระเบียนจะถูกจัดเก็บไว้เป็นระบบโดยมีวัตถุประสงค์ของการจัดโครงสร้างแฟ้มข้อมูลเพื่อให้การดึงข้อมูลมีความรวดเร็วขึ้น,เพื่อให้การประมวลผลข้อมูลมีอัตราทรูพุต (throughput) ที่ดี และให้การจัดเก็บข้อมูลและการเข้าถึงข้อมูลมีความสะดวกรวดเร็ว การจัดโครงสร้างของแฟ้มข้อมูลอาจ

แบ่งได้เป็น 3 ลักษณะคือ

1.การจัดโครงสร้างแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ ( Sequential File Organization)

    เป็นโครงสร้างของแฟ้มข้อมูลชนิดพื้นฐานที่สามารถใช้งานได้ง่ายที่สุด เนื่องจากมีลักษณะการจัดเก็บข้อมูลแบบเรียงลำดับเรคคอร์ดต่อเนื่องกันไปเรื่อยๆ การอ่านหรือค้นคืนข้อมูลจะข้ามลำดับไปอ่านตรงตำแหน่งใดๆที่ต้องการโดยตรงไม่ได้ เมื่อต้องการอ่านข้อมูลที่เรคคอร์ดใดๆโปรแกรมจะเริ่มอ่านตั้งแต่เรคคอร์ดแรกไปเรื่อยๆจนกว่าจะพบเรคคอร์ดที่ต้องการ ก็จะเรียกค้นคืนเรคคอร์ดนั้นขึ้นมา  การใช้ข้อมูลเรียงลำดับนี้จึงเหมาะสมกับงานประมวลผลที่มีการอ่านข้อมูลต่อเนื่องกันไปเรื่อยๆตามลำดับและปริมาณครั้งละมากๆตัวอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้ค่าบริการไฟฟ้า น้ำประปา ค่าโทรศัพท์หรือค่าบริการสาธารณูปโภคอื่นๆที่มีเรคคอร์ดของลูกค้าจำนวนมาก เป็นต้น

ข้อดี	ข้อเสีย
1. เป็นวิธีที่เข้าใจง่าย เพราะการเก็บจะเรียงตาม ลำดับ	1. เสียเวลาในการปรับปรุงในกรณีที่มีรายการ ปรับปรุงน้อยเพราะจะต้องอ่านทุกรายการจนกว่า จะถึงรายการที่ต้องการปรับปรุง
2. ประหยัดเนื้อที่ในการเก็บ และง่ายต่อการสร้าง แฟ้มใหม่	2. ต้องมีการจัดเรียงข้อมูลที่เข้ามาใหม่ให้อยู่ในลำดับ เดียวกันในแฟ้มข้อมูลหลักก่อนที่จะประมวลผล

2. การจัดโครงสร้างแฟ้มข้อมูลแบบสุ่ม  (Direct File Organization)

เป็นลักษณะของโครงสร้างแฟ้มข้อมูลที่เข้าถึงได้โดยตรง เมื่อต้องการอ่านค่าเรคคอร์ดใดๆสามารถทำการเลือกหรืออ่านค่านั้นได้ทันที ไม่จำเป็นต้องผ่านเรคคอร์ดแรกๆเหมือนกับแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ ซึ่งทำให้การเข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็วกว่า ปกติจะมีการจัดเก็บในสื่อที่มีลักษณะการเข้าถึงได้โดยตรงประเภทจานแม่เหล็ก เช่น ดิสเก็ตต์, ฮาร์ดดิสก์หรือ CD-ROM เป็นต้น

ข้อดี	ข้อเสีย
1. สามารถบันทึก เรียกข้อมูล และปรับปรุงข้อมูลที่ ต้องการได้โดยตรง ไม่ต้องผ่านรายการที่อยู่ก่อนหน้า	1. สิ้นเปลืองเนื้อที่ในหน่วยสำรองข้อมูล, การเขียนโปรแกรมเพื่อค้นหาข้อมูลจะซับซ้อน
2. ในการปรับปรุงและแก้ข้อมูลสามารถทำได้ทันทีและ เหมาะสมกับการใช้งานธุรกรรมออนไลน์ หรืองานที่ต้องการแก้ไข  เพิ่ม  ลบรายการเป็นประจำ	2. ต้องมีการสำรองข้อมูลเนื่องจากโอกาสที่ข้อมูล จะมีปัญหาเกิดได้ง่ายกว่าแบบตามลำดับ

3. การจัดโครงสร้างแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับดัชนี (Index Sequential File Organization)

     การจัดแฟ้มข้อมูลแบบนี้เป็นแบบเรียงลำดับตามคีย์ฟิลด์ (Key Field) เหมือนกับการจัดแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ ข้อมูลในแฟ้มนี้จะถูกแบ่งออกเป็นช่วง ๆ หรือ เซกเมนต์ (Segment) โดยมีดัชนี (Index) เป็นตัวชี้บอกว่าข้อมูลที่ต้องการนั้นอยู่ในเซกเมนต์ใด วิธีนี้ทำให้การค้นหาข้อมูลได้เร็วเพราะการค้นหาข้อมูลจะอ่านเพียงเซกเมนต์เดียวไม่ต้องอ่านทั้งแฟ้มข้อมูล ทำให้การเรียกใช้ข้อมูลรวดเร็ว

ข้อดี	ข้อสีย
1. สามารถรองรับการประมวลผลได้ทั้ง 2 แบบคือ  แบบลำดับและแบบสุ่ม	1. สิ้นเปลืองเนื้อที่ในการจัดเก็บดรรชนีที่ใช้อ้างอิงถึงตำแหน่งของข้อมูล
2. เหมาะกับงานธุรกรรมออนไลน์  ด้วยเช่นเดียวกัน	2.การเขียนโปรแกรมเพื่อค้นหาข้อมูลจะซับซ้อน การทำงานช้ากว่าแบบสุ่ม  และมีค่าใช้จ่ายสูง

รูปแบบของระบบฐานข้อมูล

 มีอยู่ด้วยกัน  3  ประเภทคือ

1.  ฐานข้อมูลเชิง สัมพันธ์ เป็นการเก็บข้อมูลในรูปแบบที่เป็นตาราง  (Table)  หรือเรียกว่า  รีเลชั่น (RELATION)  มีลักษณะเป็น  2   มิติ คือเป็นแถวและเป็นคอลัมน์  การเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างตารางจะเชื่อมโยงโดยใช้แอททริบิวต์   (ATTRIBUTE)  หรือคอลัมน์ที่เหมือนกันทั้งสองตารางเป็นตัวเชื่อมโยงข้อมูล  เช่น

2.  ฐานข้อมูลแบบเครือข่าย ฐานข้อมูลแบบเครือข่าย  จะเป็นการรวมระเบียนต่าง  ๆ  และความสัมพันธ์ระหว่างระเบียนแต่จะต่างกับฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์   คือ  ในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์จะแฝงความสัมพันธ์เอาไว้  โดยระเบียนที่มีความสัมพันธ์กัน  จะต้องมีค่าของข้อมูลในแอททริบิวต์ในแอททริบิวต์หนึ่งเหมือนกันแต่ฐานข้อมูลแบบเครือข่าย  จะแสดงความสัมพันธ์อย่างชัดเจน  โดยแสดงไว้ในโครงสร้าง   เช่น  

 3.  ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น  เป็นโครงสร้างที่จัดเก็บข้อมูลในลักษณะความสัมพันธ์แบบ  พ่อ – ลูก  หรือเป็นโครงสร้างรูปแบบต้นไม้  TREE  ข้อมูลที่จัดเก็บในที่นี้  คือ  ระเบียน  Record   ซึ่งประกอบด้วยค่าของเขตข้อมูล  Field  ของเอนทิตี้หนึ่ง  ๆ  นั่นเอง

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ

          ระบบสารสนเทศ เป็นระบบที่ช่วยเสริมประสิทธิภาพการทำงานโดยใช่เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร ระบบสารสนเทศประกอบด้วย

1 ฮาร์ดแวร์ ( hardware ) หมายถึง ตัวเครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่อพ่วงต่างๆ เช่น คีย์บอร์ด ( keyboand ) เมาส์ ( mouse ) จอภาพ ( monitor ) เป็นต้น รวมทั้งอุปกรณ์สื่อสารสำหรับเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์เข้าเป็นเครือข่าย เช่น โมเ็ด็ม ( modem ) และ สายสัญญาณ

2 ชอฟต์แวร์ ( software ) หมายถึง โปรแกรมหรือชุดคำสั่ง 

( instruction ) ที่ใช่ควบคุมการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่อพ่วงต่างๆ ชุดคำสั่งจะถูกแบ่งออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ๆ คือ

 ซอฟต์แวร์ระบบ ( system software ) หมายถึงชุดคำสั่งที่ทำหน้าที่ควบคุมการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่อพ่วงต่างๆ และทำหน้าที่เป็นตัวกลางระหว่างผู้ใช้กับคอมพิวเตอร์ ซอฟต์แวร์ระบบแบ่งออกเป็น

             1) ระบบปฏิบัติการ ( Operating System: OS ) เป็นซอฟต์แวร์ที่ทำหน้าที่ควบคุมการทำงานของอุปกรณ์และซอฟต์แวร์ทั้งหมดภายในคอมพิวเตอร์ ตัวอย่างระบบปฏิบัติการ เช่น วินโดวส์( Windowns ) ลินุกซ์ ( Linux ) และ แมคโอเอส ( Mac OS )

2) โปรแกรมอรรถประโยชน์ ( utilities program ) เป็นโปรแกรมที่ช่วยเสริมการทำงานของคอมพิวเตอร์ หรือช่วยเสริมการทำงานอื่นๆให้มีความสามารถใช่วานได้สะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น

 3)โปรแกรมขับอุปกรณ์ หรือดีไวซ์ไดร์ฟเวอร์(device driver) เป็นโปรแกรมที่ช่วยในการติดตั้งระบบเพื่อให้คอมพิวเตอร์สามารถติดต่อหรือใช่งานอุปกรณ์ต่างๆ

4) โปรแกรมแปลภาษา เป็นโปรแกรมที่ทำหน้าที่แปลโปรแกรมที่เขียนขึ้นด้วยภาษาคอมพิวเตอร์ระดับสูงให้เป็นรหัสที่อยู่ในรูปแบบที่เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถทำงานได้ ดังรูปที่ 1.9 ตัวอย่างตัวแปลภาษา เช่น ตัวแปลภาษาจาวา ตัวแปลภาษาซี 

       ซอฟต์แวร์ประยุกต์ (application software) หมายถึง ชุดคำสั่งที่เขียนขึ้นเพื่อให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานตามวัตถุประสงค์เฉพาะอย่าง ซอฟต์แวร์ประยุกต์อาจเขียนขึ้นโดยใช้โปรแกรม ภาษาคอมพิวเตอร์ เช่น เบสิก (Basic) ปาสคาล (Pascal) โคบอล (Cobol) ซี (C) ซีพลัสพลัส (C++) และจาวา (Java) ซอฟต์แวร์ประยุกต์แบ่งตามกลุ่มการใช้งานได้ดังตารางที่ 1.1

1. ข้อมูล (data) ข้อมูลจะถูกรวบรวมและป้อนเข้าสู่เครื่องคอมพิวเตอร์โดยผ่านอุปกรณ์ของหน่วยรับเข้า เช่น คีย์บอร์ด เมาส์ และสแกนเนอร์ (scanner) ข้อมูลต้องมีโครงสร้างในการจัดเก็บที่เป็นระบบเพื่อการสืบค้นที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ข้อมูลจะถูกจัดเก็บอยู่ในหน่วยความจำ (memory unit) ก่อนที่จะถูกย้ายไปเก็บที่หน่วยเก็บข้อมูล (storage unit) เช่น ฮาร์ดดิสก์ และแผ่นซีดี (Compact Disc: CD) 

2.บุคลากร  (people)บุคลากรเป็นองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของระบบสารสนเทศ ในที่นี้หมายถึงบุคลากรที่เป็นผู้ใช้ระบบสารสนเทศ ดังรูปที่ 1.11 บุคลากรที่เป็นผู้พัฒนาระบบสารสนเทศ จะต้องมีความรู้ความสามารถในการพัฒนาระบบสารสนเทศให้มีประสิทธิภาพให้สามารถทำงานได้ตามความต้องการของผู้ใช้ใช้ง่ายและสะดวก ส่วนผู้ใช้ต้องมีความรู้ ความเข้าใจ และมีความสามารถในการใช้งานระบบสารสนเทศและการสื่อสารต่างๆ ได้อย่างถูกต้องจึงจะเกิดสารสนเทศที่เป็นประโยชน์ 

   3. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน (procedure) ระบบสารสนเทศต้องมีขั้นตอนการปฏิบัติงานที่เป็นลำดับขั้นชัดเจน เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าใจได้ง่าย และดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งในสถานการณ์ปกติและสถานการณ์ฉุกเฉิน เช่น ขั้นตอนการบันทึกข้อมูล ขั้นตอนการทำสำเนาข้อมูล ขั้นตอนการปฏิบัติเมื่อข้อมูลได้รับความเสียหาย หรือเมื่อเครื่องคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์ต่างๆ เกิดการชำรุดเสียหาย ขั้นตอนต่างๆ เหล่านี้ควรได้รับการรวบรวมและจัดทำให้เป็นรูปเล่ม 

ประโยชน์และตัวอย่างของการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร

   1 ด้านการศึกษา เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารถูกนำมาใช้เพื่ออำนวยความสะดวกในการบริหารด้านการบริหารด้านการศึกษา เช่น ระบบการลงทะเบียน และระบบการจัดตารางสอน นอกจากนี้ยังใช้เป็นเครื่องมือในการเพิ่มโอกาสทางด้านการศึกษาและเพิ่มประสิทธิภาพการเรียนการสอน 

      2 ด้านการแพทย์และสาธารณสุข เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารถูกนำมาใช้เริ่มตั้งแต่การทำทะเบียนคนไข้ การรักษาพยาบาลทั่วไป ตลอดจนการวินิจฉัยและรักษาโรคต่างๆได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ นอกจากนี้ยังใช้ในห้องทดลอง การศึกษาและการวิจัยทางการแพทย์ งานศึกษาโมเลกุลสารเคมี สามารถค้นคว้าข้อมูลทางการแพทย์ รักษาคนไข้ด้วยระบบการรักษาทางไกลตลอดเวลาผ่านเครือข่ายการสื่อสาร เครื่องเอกซเรย์คอมพิวเตอร์ที่เรียกว่า อีเอ็มไอสแกนเนอร์ (EMI scanner) ถูกนำมาถ่ายภาพสมองมนุษย์เพื่อตรวจหาความผิดปกติในสมอง

    3 ด้านการเกษตรและอุตสาหกรรม เทตโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารถูกนำมาใช้ประโยชน์ในด้านเกษตรกรรม เช่น การจัดทำระบบข้อมูลเพื่อการเกษตรและพยากรณ์ผลผลิตด้านการเกษตร นอกจากนี้ยังช่วยพัฒนาความก้าวหน้าทางด้านอุตสาหกรรม การประดิษฐ์หุ่นยนต์เพื่อใช้ทำงานบ้าน และหุ่นยนต์เพื่องานอุตสาหกรรมที่ต้องเสี่ยงภัยและเป็นอันตรายต่อสุขภาพ เฃ่น โรงงานสารเคมี โรงผลิตและการจ่ายไฟฟ้า รวมถึงงานที่ต้องทำซ้ำๆ 

    4 ด้านการเงินธนาคาร เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารถูกนำมาใช้ในด้านการเงินและการธนาคาร โดยใช้ช่วยด้านการบัญชี การฝากถอนเงิน โอนเงิน บริการสินเชื่อ และเปลี่ยนเงินตรา บริการข่าวสารธนาคาร การใช้คอมพิวเตอร์ด้านการเงินการธนาคารที่รู้จักและนิยมใช้กันทั่วไป เช่น บริการฝากถอนเงิน การโอนเงินแบบอิเล็กทรอนิกส์

    5 ด้านความมั่นคง มีการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารกันอย่างแพร่หลาย เช่น ใช้ในการควบคุมประสานงานวงจรสื่อสารทหาร การแปลรหัสลับในงานจารกรรมระหว่างประเทศ การส่งดาวเทียมและการคำนวณวิถีโคจรของจรวดไปสู่อวกาศ สำนักงานตำรวจแห่งชาติของประเทศไทยมีศูนย์ประมวลข่าวสาร มีระบบจัดทำทะเบียนปืน ทะเบียนประวัติอาชญากร ทำให้เกิดความสะดวกและรวดเร็วในการสืบค้นข้อมูลเพื่อการสืบสวนคดีต่างๆ 

    6 ด้านการคมนาคม มีการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารในส่วนที่เกี่ยวกับการเดินทาง เช่น การเดินทางโดยรถไฟ มีการเชื่อมโยงข้อมูลการจองที่นั่งไปยังทุกสถานี ทำให้สะดวกต่อผู้โดยสาร การเช็คอินของสายการบิน ได้จัดทำเครื่องมือที่สะดวกต่อลูกค้า ในรูปแบบของการเช็คอินด้วยตนเอง 

    7 ด้านวิศวกรรมและสถาปัตยกรรม มีการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารในการออกแบบ หรือจำลองสภาววการณ์ต่างๆ เช่น การรับแรงสั่นสะเทือนของอาคารเมื่อเกิดแผ่นดิวไหว โดยการคำนวณและแสดงภาพสถานการณ์ใกล้เคียงความจริง

    8 ด้านการพาณิชย์ องค์กรในภาคธุรกิจใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารในการบริหารจัดการ เพื่อช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นให้กับองค์กรในการทำงาน ทำให้การประสานงานหรือการทำกิจกรรมต่างๆ ของแต่ละหน่วยงานในองค์กรหรือระหว่างองค์กรเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถใช้ปรับปรุงการให้บริการกับลูกค้าทั่วไป สิ่งเหล่านี้นับเป็นการสร้างโอกาสความได้เปรียบในการแข่งขันให้กับองค์กร 

แนวโน้มการใช้งานเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร 

    1 ด้านอุปกรณ์เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร เมื่อพิจารณาเครือข่ายการสื่อสารทั่วไปจากอดีตจนถึงปัจจุบัน เห็นได้ชัดว่ามนุษย์ใช้อุปกรณ์การสื่อสารแบบพกพามากขึ้นเรื่อยๆ เริ่มจากวิทยุเรียกตัว (pager) ซึ่งเป็นเครื่องรับข้อความ มาเป็นถึงโทรศัพท์เคลื่อนที่ อุปกรณ์สื่สารชนิดนี้ได้ถูกพัฒนาจนสามารถใช้งานด้านอื่นๆได้ นอกจากการพูดคุยธรรมดา โทรศัพท์เคลื่อนที่รุ่นใหม่สามารถใช้ถ่ายรูป ฟังเพลง ฟังวิทยุ ดูโทรทัศน์ บันทึกข้อมูงสั้นๆ บางรุ่นมีลักษณะเป็นเครื่องช่วยงานส่วนบุคคล (Personal Digital Assistant : PDA) ซึ่งสามารถเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตได้ อีกทั้งยังมีหน้าจอแบบสัมผัส ทำให้สะดวกต่อการใช้งานมากขึ้น บางรุ่นมีอุปกรณ์สไตลัส (stylus) 

    2 ด้านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ระบบเครื่องข่ายคอมพิวเตอร์ในอดีตมังเป็นระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์เชื่อมต่อตรงโดยจุดเดียว (stand alone) ต่อมามีการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์เข้าด้วยกันภายในองค์กร เพื่อทำให้สามารถใช้ข้อมูลร่วมกัน หรือใช้เครื่องพิมพ์ร่วมกัน จนเกิดเป็นระบบรับและให้บริการ หรือที่เรียกว่าระบบรับ-ให้บริการ (client-server system) โดยมีเครื่องให้บริการ (server) และเครื่องรับบริการ (client) การให้บริการบนเว็บก็นำหลักการของระบบรับ-ให้บริการมาใช้ช่วยให้การทำงานง่ายขึ้น สะดวก รวดเร็ว เพราะสามารถทำงานจากที่ใดก็ได้โดยผ่านระบบอินเตอร์เน็ต โดยมีเว็บเซอร์เวอร์ (web server) เป็นเครื่องให้บริการ

3 ด้านเทคโนโลยี ระบบทำงานอัตโนมัติที่สามารถตัดสินใจได้เองจะเข้ามาแทนที่มากขึ้น เช่น ระบบแนวนำเส้นทางจราจร ระบบจอดรถ ระบบตรวจหาตำแหน่งของวัตถุ ระบบควบคุมความปลอดภัยภายในอาคาร ระบบที่ทำงานอัตโนมัติเช่นนี้ อาจกลายเป็นระบบหลักในการดำเนินการของหน่วยงานต่่างๆ โดยเข้ามาแทนที่การทำงานของมนุษย์ มีการเชื่อมต่ออย่างกว้างขวางไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้องมากกว่าที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน